- (Planificación-Organización)
- Establecimiento de los objetivos y metas.
- Definición de la Finalidad del Evento (Homenaje, conmemoración, celebración, promoción etc.)
-Análisis de necesidades y expectativas.
- Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de financiamiento (propio, sponsor, auspicio, apoyo etc.).
- Cotizaciones ( Se recomienda hacer cotizaciones de diferentes proveedores).
- Administración del evento (papelería, permisos, convenios, derechos de admisión.
- Asignación de responsabilidades y funciones al staff organizativo.
- Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del público.
- Contracciones. Pre-Evento Evento Post-Evento 3 Organización de Eventos- Envió de las invitaciones con 45 días de anticipación.
- Organización de transporte y hospedaje.- Planificación del banquete (Menú).
- Establecimiento del lugar.
- Elaboración del programa.
- Promoción de la imagen del evento.
- Envío de información a la prensa
2. EVENTO (EJECUCIÓN)
- MONTAJE: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
-EJECUCIÓN: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
3. POST- EVENTO ( EVALUACIÓN)
- DESMONTAJE DEL EVENTO: retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.
- EVALUACIÓN DE RESULTADOS: se realiza un informe final (evaluación financiera, análisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y envió de cartas de agradecimiento.
http://infopvirtual.com/cursos/organizacion_de_eventos/Unidad3_Etapas_de_la_Organizacion_de_Eventos.pdf
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